Algemene Voorwaarden

Xciting Events

Versie juni 2010

Artikel 1 — Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen gehanteerd:

  1. Opdrachtnemer: Xciting Events BV, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 57552487, BTW-nummer NL852629308B01, gevestigd te Spinding 12, 5431 SN Cuijk.
  2. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Opdrachtnemer een overeenkomst aangaat voor de levering van diensten, materialen of een combinatie daarvan.
  3. Evenement: de activiteit die Opdrachtnemer in opdracht organiseert, begeleidt of ondersteunt, waaronder maar niet beperkt tot bruiloften, bedrijfsevenementen, congressen, feesten en beurzen.
  4. Diensten: alle door Opdrachtnemer geleverde werkzaamheden en activiteiten, waaronder eventproductie, technische productie, logistiek, coördinatie, bemiddeling en ontzorging van A tot Z.
  5. Materialen: alle door Opdrachtnemer ter beschikking gestelde roerende zaken, waaronder geluids- en lichtapparatuur, tenten, meubilair, decoratie, generatoren en overige eventmaterialen.
  6. Offerte: het schriftelijke aanbod van Opdrachtnemer aan Opdrachtgever, met daarin de omschrijving van de diensten en/of materialen, de prijs, datum en eventuele aanvullende afspraken.
  7. Overeenkomst: de tussen partijen gesloten overeenkomst van opdracht en/of huur, die tot stand komt op het moment dat de offerte door Opdrachtgever schriftelijk of digitaal is aanvaard.
  8. Locatie: de door Opdrachtgever opgegeven of door partijen overeengekomen locatie waar het evenement plaatsvindt.

Artikel 2 — Toepasselijkheid

  1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen Xciting Events en Opdrachtgever.
  2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien schriftelijk overeengekomen.
  3. De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
  4. Indien een bepaling in deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

Artikel 3 — Totstandkoming van de overeenkomst

  1. Een overeenkomst komt uitsluitend tot stand na schriftelijke of digitale aanvaarding van de offerte door Opdrachtgever.
  2. De in de offerte vermelde omschrijving, prijs en voorwaarden zijn leidend. Mondelinge afspraken zijn niet bindend tenzij schriftelijk bevestigd door Opdrachtnemer.
  3. Xciting Events behoudt zich het recht voor een opdracht te weigeren indien de aard van het evenement, de locatie of de gevraagde diensten niet verenigbaar zijn met de werkwijze of waarden van Xciting Events.
  4. Wijzigingen in de opdracht na totstandkoming van de overeenkomst worden schriftelijk overeengekomen en kunnen leiden tot aanpassing van de prijs en/of planning.

Artikel 4 — Offertes en prijzen

  1. Offertes van Xciting Events zijn geldig gedurende 30 dagen na dagtekening, tenzij anders vermeld.
  2. Prijzen zijn gebaseerd op de informatie die Opdrachtgever bij de aanvraag heeft verstrekt. Wijzigingen in de opdracht of omstandigheden kunnen leiden tot prijsaanpassing.
  3. Alle genoemde prijzen zijn exclusief btw, tenzij nadrukkelijk anders vermeld.
  4. Meerwerk dat buiten de offerte valt, wordt vooraf gecommuniceerd en apart in rekening gebracht. In spoedeisende gevallen kan meerwerk direct worden uitgevoerd en achteraf worden gefactureerd.

Artikel 5 — Betaling

  1. Betaling geschiedt conform het betalingsschema in de offerte. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, geldt:
    • EUR 1.000,- aanbetaling binnen 14 dagen na aanvaarding van de offerte.
    • 100% van het resterende bedrag uiterlijk voor aanvang van het evenement.
  2. Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Xciting Events is gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst op te schorten of te ontbinden, onverminderd het recht op volledige vergoeding van de overeengekomen prijs en eventuele schade.
  3. Xciting Events is gerechtigd rente in rekening te brengen over het openstaande bedrag conform de wettelijke handelsrente, vanaf de vervaldatum van de factuur.
  4. Buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van Opdrachtgever.

Artikel 6 — Verhuur van materialen

  1. Xciting Events verhuurt materialen uitsluitend ten behoeve van het overeengekomen evenement en voor de in de offerte vastgelegde periode.
  2. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het correcte en zorgvuldige gebruik van de gehuurde materialen gedurende de gehele huurperiode, inclusief op- en afbouw.
  3. Opdrachtgever is aansprakelijk voor schade aan, vermissing van of diefstal van gehuurde materialen. Schade wordt verhaald op basis van werkelijke herstel- of vervangingskosten.
  4. Het is Opdrachtgever niet toegestaan gehuurde materialen aan derden ter beschikking te stellen of buiten de overeengekomen locatie te gebruiken zonder schriftelijke toestemming van Xciting Events.
  5. Xciting Events levert en haalt materialen op conform de in de offerte vastgelegde tijden. Wijzigingen hierop dienen tijdig en schriftelijk te worden overeengekomen.
  6. Gehuurde materialen blijven te allen tijde eigendom van Xciting Events.

Artikel 7 — Uitvoering van diensten

  1. Xciting Events voert de overeengekomen diensten uit naar beste inzicht en vakmanschap. De overeenkomst betreft een inspanningsverplichting, tenzij uitdrukkelijk een resultaat is overeengekomen.
  2. Opdrachtgever zorgt tijdig voor alle informatie, toegang en medewerking die Xciting Events nodig heeft voor een goede uitvoering van de opdracht. Vertragingen of extra kosten als gevolg van het ontbreken hiervan komen voor rekening van Opdrachtgever.
  3. Xciting Events is gerechtigd voor de uitvoering van de opdracht derden in te schakelen. Dit doet geen afbreuk aan de verantwoordelijkheid van Xciting Events jegens Opdrachtgever.
  4. Xciting Events behoudt zich het recht voor de uitvoering aan te passen indien omstandigheden op de locatie dit vereisen, in overleg met Opdrachtgever.

Artikel 8 — Locatie en veiligheid

  1. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle benodigde vergunningen, ontheffingen en toestemmingen voor het evenement op de gekozen locatie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
  2. Opdrachtgever garandeert dat de locatie geschikt is voor de overeengekomen activiteiten en materialen, waaronder voldoende draagkracht, stroomvoorziening en toegangsmogelijkheden.
  3. Xciting Events is te allen tijde bevoegd de uitvoering te staken indien de veiligheid van medewerkers, gasten of materialen in het geding is. In dat geval blijft de volledige vergoeding verschuldigd.
  4. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het gedrag van gasten en door hem ingeschakelde derden op de locatie.

Artikel 9 — Annulering door Opdrachtgever

  1. Annulering dient schriftelijk te geschieden. De volgende annuleringskosten zijn van toepassing:
    • Meer dan 90 dagen voor het evenement: 10% van het totale offertebedrag.
    • Tussen 90 en 60 dagen voor het evenement: 25% van het totale offertebedrag.
    • Tussen 60 en 30 dagen voor het evenement: 50% van het totale offertebedrag.
    • Minder dan 30 dagen voor het evenement: 100% van het totale offertebedrag.
  2. Reeds gemaakte kosten door Xciting Events, zoals geboekte derden, aangeschafte materialen of ingeplande medewerkers, worden altijd volledig doorberekend, ongeacht het annuleringsmoment.
  3. Betaalde bedragen worden verrekend met de verschuldigde annuleringskosten.

Artikel 10 — Annulering door Xciting Events

  1. Xciting Events behoudt zich het recht voor de overeenkomst te annuleren in geval van overmacht, waaronder brand, extreme weersomstandigheden, ziekte van essentieel personeel, verplichte sluiting door overheidsmaatregelen of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van Xciting Events.
  2. Xciting Events spant zich in een passend alternatief aan te bieden. Indien dit niet mogelijk is, worden reeds betaalde bedragen binnen 14 dagen gerestitueerd. Verdere aanspraken op schadevergoeding zijn uitgesloten.

Artikel 11 — Waarborgsom

  1. Xciting Events is gerechtigd een waarborgsom te verlangen, waarvan het bedrag per opdracht wordt vastgesteld en vermeld in de offerte. De waarborgsom dient uiterlijk voor aanvang van het evenement te zijn voldaan.
  2. Na aflevering van de materialen en afronding van de diensten wordt de waarborgsom gecontroleerd op eventuele schade of vermissing. Het resterende bedrag wordt binnen 14 dagen gerestitueerd.

Artikel 12 — Aansprakelijkheid

  1. Xciting Events is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of gederfde inkomsten aan de zijde van Opdrachtgever, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.
  2. De aansprakelijkheid van Xciting Events is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat in de betreffende overeenkomst is overeengekomen, of, indien van toepassing, het bedrag dat door de verzekeraar van Xciting Events wordt uitgekeerd.
  3. Xciting Events is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door Opdrachtgever, ongeschikte locatieomstandigheden of handelingen van derden.
  4. Opdrachtgever vrijwaart Xciting Events voor aanspraken van derden die verband houden met de uitvoering van de opdracht, tenzij deze aanspraken het gevolg zijn van opzet of grove nalatigheid van Xciting Events.

Artikel 13 — Intellectueel eigendom en beeldmateriaal

  1. Xciting Events behoudt zich het recht voor foto- en videomateriaal van het evenement te gebruiken voor eigen promotionele doeleinden, tenzij Opdrachtgever hiertegen voorafgaand schriftelijk bezwaar maakt.
  2. Alle door Xciting Events ontwikkelde concepten, ontwerpen en creatieve uitwerkingen blijven eigendom van Xciting Events, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 14 — Persoonsgegevens

  1. Xciting Events verwerkt de persoonsgegevens van Opdrachtgever uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst en conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
  2. Gegevens worden niet gedeeld met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht of wettelijk vereist.

Artikel 15 — Toepasselijk recht en geschillen

  1. Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
  2. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Indien partijen er niet uitkomen, is de bevoegde rechter in het arrondissement Gelderland bij uitsluiting bevoegd.

Artikel 16 — Wijzigingen voorwaarden

  1. Xciting Events behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden tijdig schriftelijk of digitaal bekendgemaakt.
  2. Op reeds gesloten overeenkomsten blijven de voorwaarden van toepassing zoals deze golden op het moment van aanvaarding.